Đối với các mô hình dịch vụ bao gồm dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí thì việc đồng hộ hoạt động giữa khâu bếp và phục vụ rất quan trọng. Nó giúp cho quá trình lên đơn, phục vụ khách hàng tốt hơn, nâng cấp trải nghiệm của khách hàng. Mọi quy trình đều được liên kết với nhau, nắm thông tin kịp thời, rõ ràng, minh bạch không còn rườm rà như quy trình truyền thống nữa.
Tình trạng thực tế của Oscar Karaoke
Tình trạng thực tế của Oscar Karaoke trước và sau khi đồng bộ được khâu bếp và phục vụ:
Thực trạng khi chưa dùng hệ thống in bill bếp
Như đã đề cập ở các bài viết trước Oscar Karaoke là đơn vị kinh doanh dịch vụ vui chơi giải trí với tiêu chuẩn 5 sao. Nhưng vẫn vướng vấn đề chung là khó đồng bộ được giữa khu vực bếp và phục vụ lên đơn. Nhân viên phục vụ, lễ tân khi thêm món cần chế biến thì sẽ bộ đàm xuống dưới bếp để nhà bếp nhận thông tin và tiến hành chuẩn bị món, đồng thời sẽ nhắn lên group zalo để báo cáo lại. Khi nhà bếp chuẩn bị món xong thì sẽ bộ đàm lên để phục vụ xuống lấy món mang lên cho khách. Quy trình rườm rà, phục vụ phải làm 2 3 bước, điều này dẫn đến việc chất lượng phục vụ không như mong muốn, dữ liệu bếp khó truy xuất và quản lý.
Sau khi đồng bộ thành công quy trình giữa bếp và phục vụ
Sau quá trình triển khai và tập huấn thì quy trình giữa bếp và phục vụ trở nên đơn giản hơn. Không hoàn toàn bỏ hết các công đoạn trước đó, mà sử dụng giải pháp kết hợp giữa công nghệ và con người.
Hiện tại, nhân viên phục vụ, lễ tân sau khi đón khách, trong quá trình lên đơn mở phòng, thì sẽ trực tiếp nhấn in bill bếp trên điện thoại để thông báo cho phòng bếp các món cần chuẩn bị. Lúc này ở phòng bếp sẽ nhận được các phiếu bếp từ phục vụ in xuống, đồng thời phòng bếp còn có âm thanh thông báo và xem được trên màn hình tablet các món mới vừa được đưa qua, các món đang làm, đã làm và thông tin số lượng cần làm, nhanh chóng, hiệu quả.
Sau khi món ăn hoàn tất, phòng bếp sẽ nhấn nút xong trên màn hình tablet để thông báo cho phục vụ xuống lấy món. Đồng thời, bếp cũng có thể dùng thêm bộ đàm để chủ động thông báo, nhắc nhở phục vụ xuống lấy món.
Mọi hoạt động đều được tự động hóa, các dữ liệu món ăn được đẩy qua bếp, các món đã chế biến, số lượng món, nhân viên in bill bếp, nhân viên bếp tiếp nhận,... đều được hệ thống ghi lại, rõ ràng, rành mạch, dễ dàng truy xuất nếu có sai sót. Nên không cần dùng các kênh chat để báo cáo nữa, chưa tính đến dòng đời của mỗi tin nhắn sẽ bị tự động xóa đi nếu hết dung lượng, nếu mỗi cá nhân đều gửi lên group để báo cáo, thì tin nhắn rất dễ bị trôi, khó tìm lại, hoặc tìm rất lâu. Hãy để kênh chat làm đúng nhiệm vụ của nó, chỉ chat, trao đổi và thảo luận!
Điều kiện tiên quyết để triển khai in bill bếp
Hình ảnh giao diện thiết lập món ăn in bếp
Vì hệ thống mang tính chất đồng bộ nên muốn triển khai được bill bếp thì đơn vị đó phải đang sử dụng công nghệ trong cùng Hệ Sinh Thái của chúng tôi đang cung cấp. Và cần chuẩn bị thêm 1 số thiết bị phục vụ cho việc in bill bếp:
- Máy in bill: Đặt ở phòng bếp, kết nối sẵn LAN, hoặc Wireless
- Tablet: Đặt ở phòng bếp, cập nhật trạng thái món ăn realtime
- Loa (nếu không gian bếp rộng, linh động, tùy theo quy mô và nhu cầu của cơ sở): Đặt ở bếp, kết nối với tablet, khi có món mới đẩy qua sẽ phát âm thanh thông báo
- Bộ đàm: Truyền tin nội bộ
Tất cả thiết bị này sẽ kết nối với nhau, tạo thành một một quy trình liền mạch, lên đơn - đẩy món ăn chế biến - in bill bếp.
Cách thức triển khai in bill bếp
Hình ảnh thực tế quá trình in bill bếp
Để triển khai được in bill bếp thì nhân sự phải nắm rõ quy trình lên đơn in bill tự động từ trước. Ở đây cũng chia ra để hướng dẫn, tùy vào nhiệm vụ của mỗi vị trí mà sẽ được hướng dẫn nội dung phù hợp.
- Phục vụ, lễ tân: Hướng dẫn cách chọn món chế biến đẩy qua khu vực bếp, xem trạng thái món ăn theo thời gian thực để biết tình trạng món để di chuyển bê món ăn lên cho khách. Cách cập nhật trạng thái khi lấy món từ bếp mang đi
- Nhân viên bếp: Hướng dẫn cách xem màn hình chế biến, các món mới, đang làm, chưa làm, số lượng mỗi món, vị trí phòng. Cách cập nhật trạng thái món khi chế biến xong, hoặc hủy món nếu không đủ nguyên liệu
- Kỹ thuật: Hướng dẫn thiết lập các loại món ăn chế biến, và tất cả quy trình của khu vực bếp, nhân viên phục vụ, lễ tân để hỗ trợ kịp thời.
- Quản lý: Hướng dẫn cách theo dõi tình trạng lên đơn, in bill bếp, trạng thái hoạt động của khu vực bếp và nhân viên phục vụ
Khi chia ra để hướng dẫn, mỗi người phụ trách nội dung gì sẽ chỉ tập trung làm cho tốt nội dung đó, sẽ nhớ lâu, ít bị rối, ít xảy ra sai sót.
Lợi ích của việc tích hợp in bill bếp vào trong quá trình hoạt động
Hình ảnh giao diện Chế biến dành cho khu vực Bếp & phục vụ
Việc tích hợp in bill bếp có thể giúp quá trình vận hành trong khâu order - chế biến trở nên nhanh chóng, tiện lợi hơn.
- Nhân viên phục vụ có thể đẩy món trực tiếp ngay khi lên đơn mở phòng giúp tiết kiệm thời gian
- Chỉ cần nhìn vào màn hình điện thoại hoặc tablet là có thể xem được tình trạng món ăn theo thời gian thực. Việc này làm nhân viên phục vụ có thể chủ động hơn trong khâu chạy bàn.
- Các đầu bếp có thể cập nhật được tình trạng các món ăn theo thời gian thực, làm đến đâu cập nhật đến đấy và phục vụ nhìn thấy sẽ lập tức mang đi.
- Ở bếp có lắp đặt thiết bị phát âm thanh thông báo món mới vừa được đẩy qua, đồng thời cũng sẽ được hiển thị trực quan trên màn hình tablet, việc này giúp cho đầu bếp linh động sắp xếp các món ăn chế biến được nhanh hơn.
- Mọi hoạt động trên hệ thống đều được ghi lại lịch sử, giúp cơ sở dễ dàng truy xuất. đối chiếu, minh bạch, rõ ràng.
- Tính mở rộng cao, có thể phát triển, mở rộng quy mô kinh doanh mà không lo về vấn đề phần mềm
