Trong khuôn khổ bài viết này, sẽ cung cấp cho mọi người biết cách vận dụng và kết hợp hiệu quả các tính năng trong phần mềm Quản Lý Doanh Nghiệp để tăng năng suất công việc. Giúp cho quá trình làm việc trở nên nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn.
Đầu tiên, hãy đánh giá công việc của bản thân!
Trước tiên, bạn phải đánh giá chính xác được những nội dung công việc của mình, đó là công việc làm một lần có kết quả hay là công việc lặp đi lặp lại, ngày nào bạn cũng phải làm nó. Thì bạn sẽ phân biệt được đâu là công việc làm 1 lần để checklist, và đâu là công việc lặp lại có chu kỳ, thường được gọi là nhiệm vụ. Tiếp theo, tùy từng cách hoạt động của doanh nghiệp mà nhân sự sẽ báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm.
Cách vận dụng thực tế vào phần mềm Quản Lý Doanh Nghiệp
Sau khi đánh giá được các công việc phải làm, thì chúng ta phân ra được 2 loại công việc. Công việc hằng ngày và công việc làm một lần, cuối cùng là báo cáo công việc. Tiếp theo, nhìn lại các tính năng trên hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu, chính là Công Việc và Báo Cáo.
1. Công việc
Mục công việc chính là nơi chứa tất cả nội dung công việc của doanh nghiệp, có thể là công việc cá nhân, công việc đội nhóm, công việc hằng ngày,... Bên trong mỗi công việc nhân sự có thể gửi thêm các tệp đính kèm như hình ảnh, file để báo cáo công việc. Người quản lý cũng có thể vào chi tiết công việc để xem kết quả.
Checklist
Đây là tính năng phù hợp để liệt kê các công việc làm một lần, hoặc phân công công việc đội nhóm. Checklist sẽ có đầy đủ nơi để nhập nội dung công việc, thời gian deadline, phân công cho cá nhân nào, hay là chính mình. Khi cá nhân nào làm xong, sẽ nhấn vào nút Xong để cập nhật trạng thái công việc, đồng thời còn có khu vực gửi link, gửi file đính kèm để báo cáo kết quả.
Nhiệm vụ
Đây là tính năng phù hợp đối với các công việc được lặp đi lặp lại hằng ngày. Ví dụ: Mỗi ngày, bạn vào công ty đều phải vệ sinh khu vực hành lang, thì đó chính là nhiệm vụ. Thì tính năng này hoàn toàn phù hợp nếu bạn muốn quản lý và báo cáo lại nội dung công việc hằng ngày của mình đã hoàn thành hay chưa. Vì Nhiệm vụ là tính năng rất hay, nó có thể tự động khởi động lại trạng thái công việc khi qua chu kỳ mọi người thiết lập. Tương tự như checklist, nhiệm vụ cũng có nút cập nhật trạng thái, deadline, gửi file, hình ảnh, nội dung báo cáo,...
Ví dụ: Mọi người thiết lập nhiệm vụ ngày là Mỗi ngày đăng 1 bài content lên website, thời gian deadline là 18h00 hằng ngày, khi bạn hoàn thành nhiệm vụ sẽ nhấn Xong và gửi link bài đăng lên để báo cáo. Hệ thống sẽ ghi nhận, và qua ngày hôm sau, trạng thái nhiệm vụ này sẽ tự động quay về trạng thái chưa hoàn thành, để mọi người có thể cập nhật tiếp trạng thái nhiệm vụ hôm sau.
Nhiệm vụ còn ghi lại lịch sử cập nhật trạng thái và dữ liệu kèm theo. Việc này giúp mọi người có thể truy suất, đối chiếu nhanh chóng, rõ ràng, minh bạch vì đều đã được lưu trên hệ thống.
2. Báo cáo tự động
Mỗi ngày, mọi người sẽ có nhiều đầu công việc khác nhau, mỗi đầu công việc mọi người sẽ đăng lên mục Công Việc để quản lý, lưu trữ cũng như tải lên các kết quả công việc đã hoàn thành. Thì tính năng Báo cáo tự động này sẽ giúp mọi người gom các đầu công việc đã đăng trong ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm lại, và báo cáo một cách tự động, mà không cần mọi người phải làm thủ công. Ngoài ra, mọi người còn có thể thêm được tài khoản của người quản lý, hoặc người mà mọi người muốn báo cáo. Để hệ thống sẽ thông báo cho người đó khi mọi người báo cáo công việc.
Khi mọi người nhấn tạo Báo cáo tự động, sẽ được tùy chọn mốc thời gian báo cáo và người nhận báo cáo. Khi tạo xong, sẽ có 1 bài báo cáo hiện ra, trong bài đó sẽ tự động tạo ra 1 bảng checklist các đầu công việc mà các bạn đã đăng ở Công việc theo mốc thời gian mà bạn chọn, tại đây, đầu công việc nào đã hoàn thành, chưa hoàn thành, bạn cập nhật trạng thái để hoàn thành báo cáo.
Ví dụ báo cáo tự động theo ngày:
Ngày hôm đó bạn đăng ở mục Công việc 3 đầu công việc: Thiết kế poster đăng các kênh mạng xã hội, Viết bài content sản phẩm, Chỉnh sửa video. Cuối ngày, bạn vào tạo Báo cáo tự động, gõ tên và chọn người nhận là quản lý. Trong bài báo cáo bạn vừa tạo, sẽ có sẳn bảng checklist 3 đầu công việc bạn đăng, lúc này bạn chỉ cần xem nội dung công việc nào hoàn thành thì nhấn xong. Người quản lý nhận được thông báo, sẽ vào báo cáo để xem.
Tóm lại
Tóm lại, phải hiểu rõ tính năng trên hệ thống, để biết được tính năng nào có thể đáp ứng được công việc của mình và cho doanh nghiệp, giúp quá trình làm việc trở nên nhanh chóng, minh bạch. Phải tự xây dựng được quy trình làm việc của doanh nghiệp có tích hợp phần mềm Quản Lý Doanh Nghiệp, biết kết hợp giữa con người và công nghệ, linh hoạt để tối ưu hóa được khâu vận hành doanh nghiệp.
