Truyện
Content
Chúng ta đang sống trong thời đại mà việc làm việc có kế hoạch đã trở thành một yếu tố thiết yếu cho sự thành công trong cả cuộc sống cá nhân lẫn công việc của mỗi chúng ta. Nó giúp chúng ta tự chủ trong cuộc sống, luôn theo dỏi và biết bản thân mình cần làm gì trước sau. Nhờ đó nâng cao giá trị con người của mỗi ta, giúp mọi người xung quanh tôn trọng, yêu quý ta hơn.
Vậy nên, bài viết hôm nay tôi sẽ nêu ra quan điểm cá nhân của mình về đề tài Cách làm việc có kế hoạch, tức nhiên đây sẽ giống như một bài chia sẽ có tìm hiểu của tôi gửi đến các bạn, mong rằng bài viết này sẽ giúp được phần nào cho những bạn muốn lập kế hoạch mà không biết bắt đầu từ đâu và phải làm như thế nào!!
I - (WHAT) Thế nào là làm việc có kế hoạch
Làm việc có kế hoạch chúng ta có thể hiểu đơn giản nó là một PHƯƠNG PHÁP tổ chức và quản lý công việc của mình theo một cách rõ ràng, cụ thể, chính xác. Mục tiêu của việc làm này chính là để đảm bảo tiến độ, hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vậy nên bạn cần rõ ràng mục tiêu cần đạt được để xây dựng một bảng kế hoạch tối ưu cho bản thân.
Ở trên là một ví dụ cơ bản về kế hoạch ngày. Khi làm việc có kế hoạch chúng ta sẽ biết trước được những công việc, những sự kiện cần làm sắp tới để chúng ta có thể chủ động sắp xếp lịch trình của bản thân.
II - (WHEN) Giá trị của làm việc có kế hoạch biểu thị ở đâu?
Tình trạng chung
Nếu trước đây bạn là người hay than vãn vì sao mọi thứ diễn ra trong cuộc sống đều không theo ý mình. Luôn có những điều bất ngờ xảy ra mà bạn không thể nào trở tay kịp. Đó là vì bạn chưa bao giờ lập kế hoạch cho bản thân mình, từ kế hoạch cá nhân đến kế hoạch cho công việc. Nó cũng là lý do để bạn luôn gặp những điều khó xử như: trùng lịch, quên lịch, khó khăn trong việc sắp xếp khoảng thời gian hợp lý,...
Hãy thử đặt ra tình huống, giả sử như trong công việc, bạn đột ngột nhận được lời mời cà phê chiều cùng đối tác, nếu bạn không lập kế hoạch làm việc, bạn tự tin vào trí nhớ của mình, cho rằng mình có thể nhớ và nắm được hết. Sau đó, bất ngờ nhớ lại, chiều hôm đó bạn có một cuộc họp online với công ty, mà đã lỡ nhận lời của đối tác. Thì lúc đó sẽ như thế nào? Từ chối đối tác? Hay bỏ họp ở công ty? Cả hai cách để xử lý vấn đề đều gây khó khăn và làm mất uy tín của bạn!
Vậy nên, hãy ngay lập tức xoắn tay áo lên, lập ngay cho bản thân mình một kế hoạch cá nhân và kế hoạch làm việc cụ thể. Khi bạn thay đổi thì mọi thức xung quanh bạn cũng bắt đầu thay đổi theo. Trước tiên, hãy nói đến những giá trị bạn sẽ đạt được khi làm gì cũng có kế hoạch!!
Những giá trị mang lại
Khi bạn bắt đầu sắp xếp những hoạt động trong cuộc sống và công việc của mình theo một kế hoạch cụ thể, bạn sẽ nhìn nhận ngay được những giá trị đáng kể trong cuộc sống của mình, như:
- Khi có kế hoạch, biết trước được mình cần làm gì sắp tới sẽ giúp bạn tập trung vào mục tiêu đó hơn
- Dễ dàng quản lý được quỹ thời gian của mình, phân chia mục tiêu, công việc, hoạt động hiệu quả hơn
- Giảm thiểu được nhiều sự bất ngờ xảy ra với bạn, dẫn đến sẽ giảm được phần nhiều sự lo lắng, căng thẳng cho bạn
- Đối với công việc, bạn sẽ theo dõi được tiến độ của mình, xác định được deadline của từng đầu công việc, giúp bạn bình tĩnh và tự tin hơn trong công việc
- Khi mọi hoạt động, công việc đều được sắp xếp theo kế hoạch cụ thể, bạn sẽ làm chủ được thời gian, tạo điều kiện để bạn sáng tạo, nghiên cứu thêm những điều mới mẻ
- Đặc biệt, trong đội nhóm khi làm việc có kế hoạch sẽ giúp mọi người đạt được kết quả tốt hơn, dựa vào các mục tiêu mà trong kế hoạch đã đưa ra
Giá trị tâm đắc nhất
Như tôi đã đề cập ở trên, bài viết này tôi chỉ muốn chia sẽ quan điểm cá nhân đến các bạn, nên việc nhìn nhận giá trị của tôi cũng sẽ có điểm khác những gì các bạn đã tìm kiếm được trên không gian mạng!
Nói đến giá trị, giá trị đầu tiên tôi muốn nhắc đến chính là ĐƯỢC TÔN TRỌNG. Đây là giá trị tôi thích nhất, và cá nhân tôi đánh giá ĐƯỢC TÔN TRỌNG là điều mà bất kỳ ai cũng cần thiết hướng đến. Khi bạn làm việc có kế hoạch thì bạn sẽ chủ động trong mọi việc, bạn nắm được lịch trình của mình, biết mình sẽ làm gì trước, làm gì sau, khoảng thời gian nào có việc, khoảng thời gian nào rảnh rỗi. Lúc đó, khi bạn đột ngột nhận được một lời đề nghị, bạn cũng sẽ dễ dàng sắp xếp được lịch trình phù hợp. Không sợ trùng lịch, không sợ thất hứa, hẹn tới hẹn lui, gây mất iu tín, bạn sẽ đưa ra một khoảng thời gian cụ thể ngay lập tức, và có kế hoạch ngay cho lời đề nghị đó!
III - (HOW) Làm việc có kế hoạch như thế nào?
Trong cuộc sống cá nhân
Đầu tiên, chúng ta sẽ nói đến trong cuộc sống hằng ngày nếu bạn lập kế hoạch cá nhân một cách có mục đích thì bạn sẽ nhận lại được những giá trị gì? Nói đến kế hoạch cá nhân, thường thì nó sẽ liên quan đến những thứ bên trong con người chúng ta, như cơ thể, trí óc, tài chính bản thân, nội tâm,...
Vậy nên để xây dựng được kế hoạch:
- Xác định được mục tiêu mình hướng tới, hãy đặt câu hỏi, mình muốn thay đổi cái gì?
- Cần khoảng bao lâu để đạt được nó, nghĩa là mục tiêu có thể đo lường được
- Kiểm tra quỹ thời gian của bản thân có thể dành bao nhiêu thời gian cho nó
- Tìm hiểu và chia nhỏ những việc cần làm để đạt mục tiêu
- Sắp xếp vào lịch trình cụ thể mỗi ngày để thực hiện nó
Điều quan trọng của việc lập kế hoạch là thói quen và kỷ luật. Tôi từng biết rất nhiều người, họ có thể lập được kế hoạch cho bản thân rất tốt nhưng lại không thể duy trì nó lâu được. Vì họ thiếu đi tính kỷ luật, nhắc nhở bản thân phải tuân theo những gì đã lập ra, đảm bảo được tiến trình lặp đi lặp lại đủ nhiều để hình thành thói quen.
Trong công việc
Nói đến công việc, chúng ta cần yếu tố cần thiết là ngày ngày, tháng tháng, năm năm. Vì vậy khi lập kế hoạch bạn cần phải có mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, càng cụ thể thì càng tốt. Mách bạn một nghệ thuật để chi tiết vấn đề, chi tiết nội dung mình cần làm chỉ trong một câu ghi chú. Đó chính là sử dụng phương pháp KHÔNG THỜI GIAN để quy chiếu thời gian và địa điểm cụ thể.
Ví dụ: 13h30 - Họp team Kỹ thuật tại quán Katinat Saigon Kafe (quận 1) để bàn về cách nâng cao hiệu quả SEO trong dự án mà chúng ta triển khai
Thay vì chỉ ghi chú ngắn gọn là họp team kỹ thuật, bạn cung cấp thêm một địa điểm, nội dung cụ thể, để khi đọc hết đoạn ghi chú này bạn đã nắm được cả thời gian và địa điểm cho cuộc hẹn!
Kế hoạch ngày
Kế hoạch ngày là kế hoạch mang tính ngắn hạn, bạn cần liệt kê các công việc bạn sẽ làm trong ngày hôm đó. Khoảng thời gian phù hợp để lên kế hoạch hoàn hảo chính là cuối ngày, bạn sẽ sắp xếp các đầu công việc vào các mốc thời gian cụ thể cho ngày tiếp theo. Để khi ngày mai bắt đầu làm việc, nhìn vào bảng kế hoạch bạn sẽ biết mình cần phải làm gì, bạn sẽ biết được cái gì làm trước cái gì làm sau, điều này giúp cho bạn tối ưu được thời gian làm việc. Đương nhiên là nếu có công việc phát sinh trong ngày, bạn cũng sẽ chủ động sắp xếp vào kế hoạch của mình, giảm thiểu tình trạng dồn công việc. Và khi làm xong đến đâu, bạn chỉ cần check vào bảng kế hoạch là xong để cập nhật trạng thái cho những đầu công việc của mình.
Kế hoạch tháng
Kế hoạch tháng mang tính trung hạn, nó bao gồm các công việc được liệt kê mỗi ngày, và sẽ xuất hiện các công việc trùng lặp được gọi là nhiệm vụ. Do đó, khi muốn lập kế hoạch tháng bạn phải xác định được mục tiêu mình cần làm, sau đó chia nhỏ thành các đầu công việc, sắp vào kế hoạch ngày. Khi bạn lập kế hoạch như vậy, sẽ giảm thiểu tình huống trùng lịch rất nhiều, bạn sẽ chủ động trong công việc lẫn thời gian của bản thân mình. Kế hoạch tháng, tuy nhiên, nếu bạn "cày" chăm chỉ, đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn, 1 tháng 30 ngày, mà mới 10 ngày bạn đã xong việc thì khoảng thời gian còn lại của bạn có thể dành ra để đầu tư vào bản thân, học một kiến thức mới, viết một dự án,...
Kế hoạch năm
Để xây dựng được kế hoạch năm không phải ai cũng làm được. Đây là kế hoạch cần có tầm nhìn dài hạn, nó phản ánh trình độ tư duy của bạn. Thông thường các công ty nhỏ sẽ không có kế hoạch năm, ngược lại các công ty lớn sẽ luôn có kế hoạch năm để dự trù về kinh phí, doanh thu và nhân sự, các sự kiện, hội thảo sẽ diễn ra. Công ty dự trù càng tốt thì làm càng tốt.
Từ mục tiêu lớn của kế hoạch năm, chúng ta sẽ "chia nhỏ" ra thành kế hoạch tháng, mỗi tháng sẽ đạt được mục tiêu cụ thể để hoàn thành mục tiêu lớn. Từ tháng sẽ "băm nhỏ" chi tiết thành các đầu công việc sắp xếp thành kế hoạch ngày!
IV - Lời kết
Cho dù bạn là ai. Nhân viên hay sếp cũng cần lập kế hoạch, như vậy bạn mới chủ động trong công việc, quản lý được thời gian, giúp tăng hiệu quả công việc của bản thân cũng như đội nhóm! Mang lại nhiều giá trị cho bản thân và doanh nghiệp của mình.
